HoloLab Conference 〜自社カンファレンスの作り方〜

今日は、ホロラボが毎年開催している自社カンファレンス「HoloLab Conference（ホロラボカンファレンス）」について記します。このカンファレンスは、私たちホロラボの取り組みの中でも特に大きなイベントであり、年々その規模と意義が拡大しています。

この記事では、ホロラボカンファレンスの概要や目的、これまでの実績、さらに当日のスケジュールやコストについて詳しくご紹介します。そして、なぜ私たちがこのようなイベントを開催し続けるのか、その思いにも触れていきます。

HoloLab Conferenceとは

HoloLab Conferenceは、2022年からスタートした私たちホロラボ主催のカンファレンスです。今年で3回目を迎え、毎年多くのお客様にご参加いただいています。4月には「HoloLab Conference」として、10月には「HoloLab Tech Showcase」として開催され、それぞれ異なるテーマで展開しています。

HoloLab Conference: お客様事例を中心としたセッションを通じて、他の企業や業界全体の刺激となる取り組みを共有する場。
HoloLab Tech Showcase: ホロラボが取り組む最新技術やソリューションを提供し、次の可能性を探る場。

「HoloLab Conference」と「HoloLab Tech Showcase」は、お客様との協働とホロラボの技術発信という2つの軸を持つイベントで、それぞれ補完し合っています。

2025年は10月24日（金）に「HoloLab Conference 2025」として開催予定ですので、いまからスケジュールの確保をお願いします！

HoloLab Conferenceの目的

ホロラボカンファレンスを始めた目的は2つあります。

お客様事例の公開による、お客様自身の成果の認知、他社のお客様の次の取り組みの種、業界としての盛り上がりの周知
お客様同士の交流による、成果のフィードバック、新しいネットワークの醸成、新しい取り組みのアイデア創出

お客様事例の公開

お客様事例の公開については、お客様自身の成果の認知、他社のお客様の次の取り組みの種、業界としての盛り上がりの周知を目的としています。

ホロラボのお客様は大手の企業が多いという特長があります。大手企業での取り組みを始めるにあたり、2つの壁があると考えています。

類似事例がないと取り組みの実施が難しい
事例の公開が難しい

先進的な取り組みも含めて、先行事例がないと自社での取り組みをしづらい場合が多く、その事例に関しても公開されないことが多くあります。このような壁を超えて事例がない先進的な取り組みをされる方もいますが、事例が公開されないため他の会社が認知できず、その後が続かないという状況になります。

幸いホロラボには類似事例がない取り組みにも社内の壁を超えて取り組みを行うお客様が多くいます。そのようなお客様の取り組みを対外的に発信する場を作ることで、次に続く方が生まれ、さらにそれを公開することで全体として前に進むようになると考えています。

事例を公開することにより同業他社のお客様からのフィードバックを受けることもでき、それを成果に上乗せてして社内へ持ち帰ることで、お客様自身の成果が広く認知されることができます。それらを含めて社内で評価をいただけることで、お客様ご自身も社内で動きやすくなり、次の成果へと進むことができます。

ホロラボとしては、多くの業種から多くの事例が発表されることによって、XRやDXなどさまざまな切り口で取り組みが行われていることが周知され、業界として前に進んでいることを示す貢献ができると考えています。

お客様同士の交流

お客様同士の交流による、成果のフィードバック、新しいネットワークの醸成、新しい取り組みのアイデア創出を目的としています。

ホロラボのはじまりがコミュニティということで、業界、業種、会社の枠を超えた人々のつながりが新しい成果、大きな成果につながるという成功体験があります。これをお客様も巻き込んだ形で実現できると、より大きな流れになると考えています。

ホロラボのお客様は製造業、建設業、通信業などさまざまな会社の方がおり、同業、異業種の視点でのコミュニケーションが発生することで、同業であれば次のステップをさらに良くするためのアイデア、異業種であれば転用のアイデアや協業のきっかけになります。

何よりホロラボのお客様はみなさん自社の業界が好きで、技術が好きで、新しい取り組みが好きな方が多く、話題も共通点が多いので、すぐに打ち解けることができます。この場をきっかけにして新しい取り組みや成果が生まれれば嬉しいと考えています。

ホロラボはHoloLens Meetupというコミュニティにも関わっていますが、自社を前面に押し出すことを技術コミュニティでやることはよくないと考え、自社主催のカンファレンスという形にしています。

HoloLab Conferenceの実績

過去3年間のHoloLab Conferenceの参加実績は以下の通りです。

イベント	会場	オンライン
ホロラボカンファレンス 2022	71名	270名
ホロラボカンファレンス 2023	161名	180名
ホロラボカンファレンス 2024	134名	148名
ホロラボテックショーケース 2024	106名	配信なし

合計300名以上の方々にご来場・ご視聴いただくイベントとなっています。2022年は初めての開催かつコロナ禍ということで少人数での開催としました。2023年以降は会場により多くのお客様をご招待し多くの方々に届けられる場となっています。

HoloLab Conferenceのコスト詳細とユニークな取り組み

HoloLab Conference 2024のコスト内訳は下記のようになっています。

おおよそ250万円ほどと、当日のホロラボメンバー可動分および交通宿泊費、準備にかかった工数になります。

項目	金額
会場費	¥899,800
イベント会社	¥955,698
懇親会費	¥236,065
お菓子大作戦	¥56,325
その他費用	¥302,541
合計	¥2,450,429

会場は大崎駅から徒歩5分ほどの場所にある「大崎ブライトコアホール」で分割可能なホールと展示にも使えるホワイエで構成されています。品川区の施設のため安価に借りることができ、ホロラボは品川区に本社を登記しているため、さらに割引サービスも受けられています。

イベント会社さんには、当日の受付、音声などの準備、配信とアーカイブ映像の撮影を依頼しいています。初年度はホロラボスタッフをメインで行っておりましたが、やはり慣れたイベント会社さんに依頼することで、より円滑なイベント開催が実現できました。

お菓子大作戦は、は特にユニークな試みです。ARで楽しめるカスタムお菓子を配布し、参加者に「体験の一部」として持ち帰っていただける工夫をしています。「技術体験と楽しさを融合」した取り組みとして、参加者からも大変好評を得ています。

チロルチョコやクッピーラムネといった、パッケージをカスタムできるお菓子を準備し、カスタムした画像を使ったARコンテンツが見られるアプリを提供しています。

当日の流れ

会場は1日のみ終日借用のため、会場の準備は当日の朝に行います。

当日9:00に搬入を行い1時間ほどで準備、10:00より基調講演のためお客様のお迎えとセッション、お昼休憩までに展示会場の準備を行い昼食と体験会。

午後はホールを2つに分割し並列でセッションを行います。

夕方からは懇親会を行い、19:30ごろに終了、片付け、搬出。

というのが大まかなスケジュールです。

時間	内容
9:00	搬入・準備
9:30	会場
10:00	基調講演
11:30	昼食
13:00	セッション1
14:00	セッション2
15:00	セッション3
16:00	セッション4
17:00	セッション5
17:30	懇親会準備
18:00	懇親会・クロージング
19:00	閉場
20:00	退出

HoloLab Conferenceの準備から終了まで

準備は半年前くらいから始め、最初にイベントの概要と規模を決めます。開催趣意書という形でまとめておくと、お客様への登壇依頼や、パートナー企業の展示依頼などにもそのまま利用できます。

最初に決めること

イベント名称
開催目的
開催日
開催場所
集客数
セッション数
展示スペース

事前の準備

次に当日のながれ(タイムテーブル)とセッションの概要を決めていきます。ホロラボでは取り扱っている領域の幅が広いこともあり、1トラックにまとめることが難しいです。そのため2トラック並列セッションとしています。これは会場選びににも影響があり、大崎ブライトコアホールを選択しているのも、ホールが2分割できるからという理由もあります。

お客様事例や技術から、来場者にお伝えしたい項目をピックアップして、登壇者をイメージしながら仮置きしていきます。合わせてここで展示のイメージもつけていきます。

セッションの概要が決まったら、登壇依頼を行います、社外のお客様に事例公開をお願いする場合は、お客様社内での調整もありますので、時間に余裕を持ってご相談します。仮でスケジュールを組みながら、セッションの確定や、セッション時間の調整によるタイムテーブルの組み替えを行います。

ホロラボではイベントごとにARで楽しめるお菓子コンテンツを用意していますので、開発を含む準備を並行してい進めます。

ここまで決まったら、お客様へのご案内、会場の展示配置、懇親会の準備などを進め、当日を迎えます。当日の流れは前述した通りです。

事後のまとめ

事後対応としては下記があります。

お客様への御礼と次の取り組みのご相談
スライド、動画、ブログの公開
各種リンクや来場者数、当日の様子をまとめたもの

これらをまとめておくことで、来場されたお客様への情報の展開や、新しいお客様へのご案内などに利用できます。

blog.hololab.co.jp

開催趣意書とまとめスライド

参考までに、開催趣意書とまとめスライドをアップロードしました。自社イベントだけでなく、コミュニティイベントで会場や共催依頼にも利用できます。

開催趣意書

www.docswell.com

開催まとめ

www.docswell.com

今後の展望

「HoloLab Tech Showcase」で技術視点、「HoloLab Conference」で事例視点のイベントという立ち位置を作ることができました。

ホロラボのお客様は全国各地にいますので、お客様により近い場所でもそれぞれのイベントを開催できればと考えています。

まずは「HoloLab Tech Showcase」で技術の種から取り組みを開始し、「HoloLab Conference」で事例としてご発表いただく、そのあとは各社にて取り組みのサイクルを回して拡大行ける流れになると良いと思っています。

まとめ

今回はHoloLab Conferenceについてご紹介しました。

カンファレンスの目的、実績・内容・スケジュールなど、大枠でお伝えできたかと思います。

このようなイベントを開催し続けることでお客様の業界、自分たちの業界に刺激があり、多くの取り組みの輪が広がっていくことに貢献できればと考えています。